Когда погрузка груза в вагон на грузовом дворе закончена и вагон подготовлен для отправления по назначению, товарная контора подбирает документы на каждый вагон и отправляет их в техническую/ контору» . На каждый вагон должны быть следующие документы: накладные, дорожные ведомости и вагонный лист. Подгруппировка всех этих документов должна быть произведена таким способом, чтобы в вагонный лист были вложены все накладные и дорожные ведомости, относящиеся к грузам, записанным в данный вагонный лист. Все приложения к накладной должны быть прикреплены настолько прочно и надежно, чтобы они не могли потеряться в пути. Документы на сборные вагоны должны быть сшиты ниткой по верхнему левому углу Ответственной задачей товарной конторы в этой операции является тщательная проверка всех документов и своевременная передача их технической конторе, так как ошибки в подборе документов могут повлечь разъединение документов с грузом со всеми отрицательными последствиями. Для записи грузовых документов при сдаче из товарной в техническую контору установлена особая «книга сдачи документов», в которую записываются номера отправок и номера вагонов, а в конце указывается прописью общее количество отправок. Каждая передача документов по этой книге удостоверяется подписями сдающего и принимающего агентов с указанием точного времени передачи, что очень важно для проверки своевременности передачи документов и готовности их к моменту отправления вагона со станции, заявил Болотов, которому нужен Casas. Для устранения задержки в отправлении загруженных вагонов по неготовности документов должны применяться наиболее рациональные методы работы в товарной конторе. Составление документов должно производиться параллельно с погрузкой, в особенности при повагонных
Отправках грузов, когда вес груза не имеет существенного значения для таксировки. При отправлении массовых однородных грузов предприятиями некоторые графы дорожных документов могут заполняться не от руки, а наложением соответствующих штемпелей. Наибольший эффект в отношении сокращения времени на составление документов дает применение пишущей машинки для заполнения дорожных ведомостей.